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Consiga uma hora livre extra no trabalho e mais saúde

O que você faria se tivesse uma hora livre extra todos os dias? Talvez você passasse a fazer mais exercícios e cuidaria melhor de sua saúde, encontraria com um amigo para um café, levaria seus filhos para um passeio de bicicleta, experimentaria uma nova receita do jantar ou dormiria mais 60 minutos?

 

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Qualquer que seja a sua escolha, seus planos provavelmente lhe trariam significativamente mais satisfação do que olhar para uma folha de cálculo e elaborar relatórios no escritório.

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É claro que tão atraente quanto essa hora livre possa soar, você deve imaginar que cortar uma hora no tempo no trabalho pode representar um grande risco. Afinal, se você deixar de ficar no trabalho por muitas horas o seu desempenho não sofreria? Bem, não necessariamente. Segundo especialistas, nós apenas gostamos de pensar que um esquema de trabalho intenso significa maior produtividade.

As pessoas tendem a se prender a hábitos em que simplesmente continuam a fazer as coisas do jeito que sempre fizeram, mesmo de maneiras que não são as mais rápidas nem as mais eficientes. Assim afirma Shari McGuire, autor de Consiga o Seu Tempo de Volta: 101 Dicas Simples para Encolher Sua Semana de Trabalho e Conquistar o Caos em Sua Vida (Take Back Your Time: 101 Simple Tips to Shrink Your Work-Week and Conquer the Chaos in Your Life).

Realmente, há uma abundância de atalhos inteligentes que podem arrancar minutos preciosos de quase todos os aspectos do seu dia de trabalho. Aqui estão sete rápidas abordagens, que podem te deixar dedicar mais tempo ao que realmente importa para você.

  1. Adote reuniões curtas

Adote reuniões curtas

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Reduza a quantidade de tempo previsto para as reuniões. A maioria das programações para reuniões adota um padrão de 30 minutos ou uma hora de duração. E nós temos a tendência a preencher o total do tempo que programamos, mesmo que possamos acabar mais cedo. Portanto, o que pode ser feito em 15 minutos pode acabar tomando o dobro do tempo, se você tiver programado que será em meia hora.

Além disso, respeite o tempo determinado com antecedência, mesmo que algumas pessoas cheguem atrasadas. Se os colegas de trabalho sabem que você vai esperar por eles quando chegarem tarde, então vão fazer isso regularmente.

Outra dica é que as reuniões são mais produtivas se os participantes estão de pé, em vez de sentar-se. Essa atitude faz uma enorme diferença: Abandone as cadeiras. Pesquisa da Universidade de Washington mostrou que as reuniões são mais produtivas se os participantes estão de pé, em vez de sentar-se.

Considere ocasionalmente pedir para se ausentar, se você se sentir que sua presença não é necessária. Explique a seus colegas de trabalho que você não acha que eles precisam de sua opinião neste momento, diz Peter Bregman, autor de “Quatro segundos: O Tempo que Você Precisa para Acabar com Hábitos Contra-Produtivos e Obter os Resultados que Você Deseja” (Four Seconds: All the Time You Need to Stop Counter-Productive Habits and Get the Results You Want).

Há pesquisas que mostram que 15% do tempo coletivo de uma organização é gasto em reuniões. Outro estudo constatou que o custo de todo este tempo em reuniões, nos Estados Unidos, equivalem a US $ 37 bilhões por ano.

  1. Deixe algumas coisas de lado

 

Deixe algumas coisas de ladoAdotar este mantra: Nem sempre podemos conseguir a perfeição, às vezes temos que nos contentar com “bom o suficiente.” Há um ponto de retorno decrescente, em que mesmo que você se esforce em fazer algo melhor, o seu tempo pode ser melhor empregado em outro objetivo”, diz o especialista em gestão de tempo, Peter Turla. Claro, isso não funciona com todas as tarefas, algumas devem ter 100% do seu esforço, mas, ainda assim, uma abordagem descontraída pode fazer você pode economizar muito tempo.

Deixe algumas coisas de lado

Dê a você a permissão para deixar algumas coisas de lado. Por exemplo, limpar o acúmulo de todos os emails antigos ou deixar de codificar com cores os arquivos e armários. Esse é só um exemplo do mau uso do tempo, tarefas em que não vale a pena prestar atenção como prioridade.

  1. Limite seu tempo para emails

Se a sua rotina de trabalho permitir, reduza a frequência com que você consulta o e-mail para olhá-lo apenas algumas vezes por dia. Adicione um rodapé às mensagens explicando que só verifica emails em determinado horário e peça para telefonar caso o assunto seja urgente. Desligue os alertas de email. Cada vez que você tem uma interrupção durante o dia, como um ping do email, você perde muita produtividade.

Você também deve se sentir livre para atrasar a resposta para determinadas mensagens. Se o email é sobre uma situação que está em andamento e que poderia ser resolvida sem o seu envolvimento, deixar de lado significa que você vai acabar nem lidando com o assunto. Além disso, se alguém lhe faz uma pergunta trivial, onde pode facilmente encontrar uma resposta sozinho, o fato de não responder de imediato irá incentivar a pessoa a resolver a questão.

E se você recebeu um e-mail com um tópico que já se estende longamente, economize tempo simplesmente pulando para o fim, em vez de ler todas as mensagens anteriores, que muitas vezes já se tornaram obsoletas.

  1. Fazer chamadas mais rápidas

Dê um basta à sua tendência de ser multitarefas. Claro, verificar seu email enquanto está em uma ligação parece ser uma técnica de economia de tempo, em teoria, mas na verdade isso só aumenta sua carga de trabalho. Se você não estiver focado, a chamada irá durar mais tempo, porque você vai se distrair e perder o assunto. Portanto, desligue-se da tela do computador enquanto fala ao telefone.

Outra estratégia boa para economizar tempo é aproveitar o poder de um estômago roncando e fazer uma chamada justamente quando a pessoa provavelmente está com fome. Com certeza ela vai estar menos propensa a falar demais.

  1. Ajuste seu horário

Ajuste seu horário

Você deseja ter o seu “happy hour”? Na sua agenda corporativa, aquela que é  consultada pela equipe de trabalho, programe para encerrar a sua rotina entre cinco horas da tarde e oito horas da noite. Assim, ela mostrará a seus colegas que você estará ocupado, caso eles tentem marcar um compromisso nesse horário. Isto não apenas vai dissuadir as pessoas a te prender mais tempo no escritório, mas quando você anota a hora para acabar seu trabalho na agenda, estará motivado para terminar o trabalho mais cedo.

6. Torne-se um gerente menos centralizador

Se você tem um cargo de gerência, ter uma política de porta aberta pode ser uma maneira acolhedora e simpática de gerenciar, mas você vai acabar assumindo muito mais trabalho como resultado. Em vez disso, estabelecer um tempo específico, como por exemplo, entre nove e dez horas da manhã, para que os seus subordinados ou colegas possam chegar para buscar orientação. Eles vão acumular as perguntas e estar mais propensos a respondê-las por conta própria. Além disso, você pode permitir que as pessoas falhem. Se você der a elas a chance de tentar algo sozinhas, irá também criar tempo livre para si mesmo. Você não precisa guiar cada passo.

  1. Mantenha sua rede de relacionamentos de trabalho sem sofrimento

Fazer contatos rápidos, às vezes até conexões de dois minutos de cada vez, podem manter um relacionamento de trabalho. Mensagens curtas e frequentes podem ser mais eficazes do que um longo e-mail.

Por exemplo, encaminhar a alguém um artigo juntamente com uma nota de duas linhas, dizendo: “Achei que você ia gostar disso”, mostra que você estava pensando nele e tentando ser útil, sem exigir muito investimento. É um jogo de ganha-ganha.

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